▶事務長代行
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- 事務長代行とは
弊社の「事務長代行サービス」は、事務長職の業務領域を委託という形態で、クリニックの事務長業務を担います。現役のクリニック事務長がクリニック経営に参画する為、専門的な業務を効率的に進めやすくなります。
専門性の高いクリニック事務業務に留まらず、スタッフマネジメント、現場に合ったITツール導入と教育、内製化可能な集患施策、コスパの良い取引業者の見直し、難易度の高い外部交渉など、様々な業務の委託が可能です。時間のかかる業務から、知識を必要とする専門業務まで全て委託が可能です。
クリニック内にて、各事務部門を常勤人材の採用から育成には、費用と手間がかかるうえ、継続的に定着させる為の施策を講じ続ける必要があります。これらの課題を包括して解決でき、大幅なコストや手間の削減ができるのが「事務長代行サービス」です。
ただし、どの事務長代行業者でも良い訳ではありません。事務長代行業者によって能力や得意とする業務領域が様々だからです。
委託したものの、求めた成果がでない、逆に業務効率が低下や、余計な費用がかかってしまう事もあります。
クリニッ経営では、事務長業務の領域は想像以上に幅広く、ゼネラリストとして立ち回りを求められます。また、診療科や経営方針にあった専門的な業務の執行や管理の経験や成果として、スペシャリストとしての能力ま求められます。
これら、課題や事務処理を外部に委託する際には、業務課題に応じて、業務遂行可能な業者の選定が必要です。
代行に限らず常勤の事務長でも、事務長の役割をひと言で表現すると、「先生の理想を形にしていくお手伝いをする方」だと考えております。弊社では、クリニックで理想の診療を患者さんに提供し続ける為には、「健全なクリニック経営」と、「無理のない現場の運営」が必要不可欠です。
「医療の提供」と「健全な経営」は、両輪が揃って初めて、前に進める事ができます。診療、医療行為以外の業務は想像以上に膨大で専門性を問われる業務も多いです。
先生方が、本来の診療に集中できない状態になってしまい、経営や運営が疎かになってしまわないよう、事務長業務の代行、経営のコンサルティングという形からお手伝いが可能です。
株式会社ジムチョーの「事務長代行サービス」の特徴は、徹底した企業努力により実現した”導入しやすい価格”にあります。低価格で強力なジムチョーを活用して、クリニック経営をもっと快適にできます。
首都圏から遠方のクリニック様には、日本全国の医療機関に対応可能な、「オンラインで医療経営コンサルティング」が好評です。訪問サービスでは、月２回の隔週訪問から毎週の定期訪問などが好評。東京２３区・千葉・埼玉・茨城・栃木まで首都圏近郊と広く訪問もいたします。
事務長代行導入までの流れ
①ご依頼されたい業務「タスクリスト」の作成
②事務長代行業者の比較検討
③担当する事務長代行との顔合わせ（オンライン含む）
④契約→業務開始
とくに②「事務長代行業者の比較検討」が重要となります。比較検討フェーズで最も大切なのは”ズバリ人”です。後々に後悔をされないよう、対面をして相性を確認される事が大切です。トライアル期間を設けて実力を体感するの良いと思います。コンサルによるアドバイスの提供でも、代行によるクリック訪問でも、全て発信元は人となります。対面をして、まずは先生が感じる印象で「真摯さが伝わるか」、「信頼できそうか」を判断されると良いと思います。つぎにこの業界はまだまだ発展途上な為、サービス提供の質も価格もバラバラです。「経験」と「価格」のバランスを加味しつつ、依頼する業務の「経験と実績があるか」、「いくらで、どこまで対応をしてくれるか」など、明確に確認をする事が大切です。事務長代行やコンサルに関わらず、相見積もりは最低でも３社以上にお声掛けをして、比較される事をオススメいたします。
メリットとデメリット
メリット
- 即戦力ですぐに役立つ存在であること
単一のクリニックの事務長経験のみでなく、“事務長代行”を専門としているため数多くのクリニックでの業務経験が豊富です。また、経営業務から現場の末端である運営業務にまで幅広く携わっておりますので、成功事例も失敗事例も含めて豊富ノウハウも活用できます。
- 雇用をしない為、人件費がかからない
加速する労働人口減少とコロナ渦による多様な働き方の確立で、採用難はますます進むことが容易に予想されます。新卒で就職をして定年まで勤めあげる日本の「終身雇用文化」は、令和において少数派となっているだけでなくマイノリティといえるでしょう。
デメリット
- クリニック内にスキルやノウハウの蓄積や継承がしにくい
常駐をする常勤の事務長と比較をして、外部の事務長代行との密な情報伝達やコミュニケーションが物理的に少なくなる為、クリニック内にスキルやノウハウが蓄積されづらい点があります。しかし、全ての業務が必ずしもクリニック内で完遂する必要があるわけではない為、切り分けて考えて頂いても、クリニックの経験上にさしつかえはないと考えております。
【デメリットへの対策】
例えば「この業務については、既存スタッフでもできるようにして欲しい」との要望については、「操作手順」や「対応マニュアル」を書面のみでなく感覚的にも理解しやすい“画像や動画”にて作成を教育、研修をさせて頂く事も少なくありません。しかし、必要な人的投資が必要となる事も以下に合わせて述べさせて頂きます。
人事業務だけでもこんなに…
導入前と後について聞いてみました
「事務長代行導入前」（４０代、内科医）
うちのクリニックに「事務長代行」のスタイルがマッチするのか？
「事務長代行導入後」
依頼をしてみた所、「業務の進め方」も「提案内容」も当院に合わせて内容のものに細やかにカスタマイズをしてくれたので、業務の代行ができた。今では診療に集中ができるようになった。
「事務長代行導入前」（５０代、診療内科、精神科医）
今までは自分（院長）でやっていた、スタッフには触れさせたくない収支や人事などの「センシティブな業務」外部に委託をして大丈夫なのか心配だった。
「事務長代行導入後」
経営陣と同じ目線や立場で、立ち回りをして頂けるので、安心して任せる事ができた。また、院長はクリニックの経営者としても孤独な一面があり、スタッフに相談できない内容も、相談ができるので助かっております。
「事務長代行導入前」（４０代、総合診療科医）
事務長代行業者の相場や、そもそも常勤事務長の給与相場もよくからないので、費用が妥当なのか不安だった。
「事務長代行導入後」
知り合いの医師からの紹介ということもあり、特に他社との比較検討をせず「㈱ジムチョー」さんにお願いをする事にしました。依頼した後に、他の事務長代行業者の価格をネットで見かけた所、２倍以上の高い価格に驚きました。仕事が早く質が良いのに安いのは、「㈱ジムチョー」さんの相当な企業努力や工夫のお陰だと感謝しております。
「事務長代行導入前」（４０代、皮膚科・整形外科医）
そもそも「事務長代行」に何をどこまで依頼できるのか検討ができず漠然としていた。とにかく診療に以外の業務が多すぎて日々忙殺されていた為、何とか打破したい思いだけで相談してみました。
「事務長代行導入後」
依頼前の打合せで１伝えると１０理解してくれるので、詳細な説明が不要でした。更に、対応可能な業務の幅の広さに驚きました。毎週お願いしたい業務や相談ごとが渋滞しており、毎週の訪問日が待ち遠しい状況です。本当に頼りにしております。
「その他解決プラン」
