よくある質問

非常勤の外部の人にスタッフのマネジメントを任せて本当にうまくいくの？ 

このような不安をお持ちの院長先生は少なくありません。株式会社ジムチョーの事務長代行は、人材育成と組織づくりに精通した「人事のプロフェッショナル」が現場支援を行う仕組みになっているため、スタッフ管理や関係構築においてもしっかりと機能しております。

私たちは、もともとクリニックのみならず、中小企業の人事部門に入り込み、「育成」「評価」「トラブル対応」など、人を動かし、組織を育てる支援を専門としてきた創業メンバーではじまった会社です。人事領域におけるマネジメントに関しても、数多くの経験と成功事例があります。

また、昨今、採用のお悩みが多く、採用代行を行う業者が多く見受けられますが、株式会社ジムチョーでは、単なる事務長代行として人事採用の支援のみではなく、「人が定着し、組織が育つために何を整えるべきか」ノウハウが豊富に蓄積されております。

これまで現場で積み重ねてきた実践経験と、マネジメントの本質を探求し続けてきた私たちの姿勢──それこそが、株式会社ジムチョーの事務長代行サービスの土台です。困っている院長先生にとって、きっとお役に立てるはずです。私たちはそう信じて、今日もクリニックの現場にて支援させていただいております。

「外部の人が毎日来ないのに、本当にスタッフをまとめられるのか？」

──そう感じるのはごく自然なことです。
ですが、クリニックにおける良いマネジメントは、“やみくもに長い時間関われば良い”という事ではなく、“関わる内容”で全て決まります。私たちが大切にしているのは、時間の長さではなく、“関わり方の質”と“これまでの実践で裏付けされたノウハウを反映した仕組み設計”にあります。

■ 信頼関係構築の仕組みの例

・中堅スタッフ・リーダー層との1on1面談
→ キーパーソンと定期的に対話し、現場の課題や兆しを把握

・月1〜4回の訪問とオンラインによる定期サポート
→ 院内スタッフのあらゆる困ったにもオンライン対応で支援する体制

・“可視化マネジメント”
→ 感覚や勘に頼らず、客観的なデータに基づいたフォロー

などなど

私たち外部事務長の役割は、「現場に入り込むこと」だけではありません。“何を判断基準にするか”を院内に浸透させ、スタッフが自律的に動けるチームへと育てていくこと──それが、私たちが目指す“自走型人材が増える組織づくり”を支援しております。

▶無料相談にてクリニックスタッフ向けのマネジメントノウハウを解説いたします。お気軽にお問い合わせください。

実際に、弊社に事務長代行サービスの導入相談をいただくクリニック様のほとんどが、常勤事務長がこれまでいらっしゃらないクリニック様がほとんどです。常勤の事務長がいないクリニック様でも、株式会社ジムチョーの「事務長代行」サービスを活用することで、経営・労務・レセプトなどのマネジメント業務を安定的に運用することが可能です。特に、以下のような課題を抱えているクリニック様には、株式会社ジムチョーの事務長代行をお勧めさせていただいております。

【よくある課題と事務長代行の活用例】

「誰も数値を見ていない」状態に不安がある場合」
→ 財務や人件費の分析レポートを定期的に提出し、\\経営判断の“見える化”\\を支援します。

「スタッフ管理や労務トラブル」に手が回らない場合
→ 担当コンサルタント（事務長代行）が労務相談の窓口やスタッフミーティングに同席し、現場のマネジメントを行います。

「レセプトや診療報酬の請求業務」が属人化している場合
→ マニュアル化・仕組み化、必要に応じて無理のないDX導入支援を行い、業務の標準化とミスの削減を実現します。

「業務を熟知していたのスタッフの突然の退職」など急な経営変化への対応
→ クリニックオペレーションに熟知した株式会社ジムチョーにて現地訪問と合わせてチームで支援も可能です。

～代行といっても“全部任せる”必要はありません～
事務長代行は、以下のような「ピンポイント依頼」も可能です。

・労務管理だけをお願いする
・ 組織診断と経営判断においての支援をお願いする
・人事制度づくりや採用業務をサポートしてほしい

つまり、クリニック経営における各分野の課題に対して、テコ入れしたい箇所に対して、専門性のある外部アドバイザー委ねるという使い方も可能です。

▶まずは無料相談から
事務長代行は「代行＝高コスト」という印象を持たれることもありますが、むしろ逆です。常勤雇用に比べて育成不要で即戦力となるコンサルタントを必要最低限の範囲のみで活用できる為、コスト効率がのが良く、益々事務長代行サービスの需要が高まっている現状があります。まずは、院内の課題やご希望をヒアリングした上で、必要な支援内容と頻度を一緒に設計します。経営に悩むすべての院長先生にとって、“気軽に相談できる右腕”として、株式会社ジムチョーならではの事務長代行を検討いただければと幸いです。

もちろん可能です！株式会社ジムチョーでは「システムを入れるだけ」で終わらせず、既存スタッフが“使えるよう、オペレーションが定着する”ところまで、何度でも、幅広い世代の方に対しても、これまで支援させていただいております。DX（デジタルツールやITシステム）を導入しても、クリニックの現場で使いこなされなければ意味がありません。そこで株式会社ジムチョーの事務長代行サービスでは、導入前の選定計画から、導入後の現場支援までの運用定着までを一貫してフォローしております。

DX導入から定着の流れ

システム選定の相談・比較提案
→ 業種や組織規模に合ったDXツールの選定、業者対応

導入初期のセットアップ・院内説明会の実施
→ スタッフ向けにわかりやすく説明し、「なぜ使うのか」「どう使えば楽になるか」

マニュアル・操作手順書の作成
→ 院内向けにカスタマイズした紙・デジタルの操作補足資料作成、新人育成向けの研修資料作成

実地トレーニング・個別フォロー
→ 操作に不安があるスタッフには個別対応でサポート

運用後の定着チェックと改善提案
→ 「使われていない」「形骸化している」箇所があれば再設計やリマインド対応

株式会社ジムチョーは“システムを入れて終わり”にはしません

私たちは、DX導入を「業務効率化」や「情報の見える化」の手段と捉えており、それが現場で“使いこなされる状態”まで伴走することこそが、本当の支援だと考えています。「紙カルテから電子カルテへ、または新しい電子に変更」、「アナログ勤怠からクラウド管理へ」、「スタッフ同士のコミュニケーション活性化のためのツール導入」などそんなDX導入における現場で発生する“様々なあるある壁”を一緒に乗り越えます。

▶まずは無料相談から、課題や現状をお聞かせください。最適な支援方法を一緒に考えてまいります。DX導入のご検討中でも、すでに導入済みでも構いません。「何から始めればいいか分からない」「導入したけどうまく使えていない」といったお悩みに対して、現場目線で伴走・支援が得意です。

株式会社ジムチョーの事務長代行サービスでは、クリニック運営に必要な「経営」「人事」「労務」「現場マネジメント」まで、幅広く対応可能です。特に、「人事」と「マーケティング」においては、高い評価をいただいております。「こんなこと頼んでいいのかな？」というようなことでも、ぜひご相談ください。院長先生が診療に集中できるよう、外部の“経営の右腕”として、実務経験豊富なスタッフがしっかり支援させていただきます。

株式会社ジムチョーが対応している主な業務内容

 経営のこと

・医業収支や人件費率など、経営数字のレポート作成
・月次ミーティングへの同席や、目標管理（KPI）支援
・ 院長の“経営の壁打ち”役としてのアドバイス・整理

人事・労務のこと

・採用計画の立案、求人対応、面接や条件の設計
・ 勤怠や残業の管理、就業ルールの整備
・スタッフ面談や評価制度づくり
・労務トラブルへの初期対応や、社労士との連携も

 現場マネジメントのこと

・ 中堅スタッフやリーダー候補の育成支援
・院内のルールづくりや業務フローの改善
・チームの空気を整える支援（1on1、定期面談など）
・ 院長が直接言いづらいことの“伝え役”にもなります

請求・業務改善・ITのこと

・レセプト点検体制の見直し
・自費・美容など新しい診療メニュー導入のアドバイス
・勤怠クラウド・チャット・予約システムなどの導入支援と定着フォロー

 成長戦略への対応・プロジェクト支援

・ 分院開設や移転プロジェクトの支援
・現職事務長との引き継ぎやサポート
・個別指導への対応準備

“全部丸投げ”しなくても大丈夫です

ジムチョーの事務長代行は、「全部お任せ」ではなく、「足りない部分だけ補う」スタイルでも可能です。たとえばこんなケースにも柔軟に対応しています。

・「採用活動だけお願いしたい」
・「労務と勤怠の部分だけサポートしてほしい」
・「スタッフとの関係性がギクシャクしているので、第三者に入ってほしい」

何を任せるか、迷っていても大丈夫です

「何をお願いしたらいいかわからない」という方もご安心ください。
ジムチョーでは、無料相談の中で院内の状況を一緒に整理し、“本当に必要なサポート”をご提案しています。がんばりすぎている院長先生に、「診療だけに集中できる環境」をお届けするのが、私たちの役割です。

▶まずはお気軽に、無料相談からお話を聞かせてください。
「まだ依頼するかは決めていないけれど、状況を聞いてほしい」──そんなご相談も大歓迎です。
他院様での事務長代行の具体的な活用事例も、ご希望に応じてご紹介できます。ご自身のクリニックに近い規模や課題を持つケースをお見せしながら、どんな支援が可能かをご一緒に整理していきましょう。