クリニック事務長を採用したいが常勤までではない。

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■そもそもクリニックの事務長って何をしてくれるのか？

クリニック事務長の役割って何？

事務長職を採用しているクリニックの事務長の役割については、共通する定型業務は少なく、クリニックによって様々です。わかりやすくまとめると事務長職は「クリニックで起きる“あらゆる課題”を解決してくれる人」であり、「院長のウィークポイントを補える人」でもあって欲しいです。クリニックに事務長を採用することで、診療以外のあらゆる業務を託す事が可能となります。院長は診療や経営判断に専念ができるようになります。更に、時間や思考にゆとりが出る事で、スタッフや患者さんに対して丁寧な対応しやすく、新たな施策や今後の医院経営の展望の施策についてもしっかり時間をかける事が可能となります。事務長を採用するクリニックは増加傾向にあります。

■クリニックで事務長職はどうやって採用するの？

事務長はどうやって採用するの？

クリニック事務長採用の成功には、採用市場での「事務長」について理解をする事から始める必要があります。

・事務長の給料

クリニック事務長に求める業務内容に応じて年収が異なります。事務長職の年収レンジで多いのは500万〜700万程で、更に700万以上の収入を得ているクリニック事務長も珍しくありません。医療機関で事務長としての勤続年数が長い方や、企業での営業職・人事職・経理職の管理職経験者など、一定の成果やマネジメント経験のあるミドル層の方からの応募が多く、実際クリニックにて活躍されております。

クリニックの経営に直接携わる重要なポジションの方や、医療法人理事を兼務される事務長では、年収1000万円を越える方も珍しくありません。

・どんな人がクリニック事務長に向くのか？

事務長職はいわゆる、企業の役職でいう人事部長、総務部長、経理部長、営業部長などの様に、特定分野の管理職に類似しているイメージを持たれますが、実は全く異なります。最も近いものとしては、社内ベンチャーの責任者のポジションである「事業部長」または、執行役員的な経営陣にマネジメントとプレーヤーのバランスが求められます。クリニックを1つの事業会社として置き換えた際に、企画、管理、実行といった一連のタスクをこなす必要が求められます。すなわち、特定の分野に長けた「スペシャリスト」より、苦手が少なくカバー範囲が広い「ゼネラリスト」がマッチします。クリニックでは、吐出した才能よりもバランスの取れたスキルが要求される為、幅広い業務経験と実績を残しつながらも、現役としてスキルのアップデートを行える方が適材といえるでしょう。

・採用にいくらかかるの？

採用広告費の相場は50万〜90万程でかかると思って頂いて間違いありません。求める要件を上げるに従い、採用広告費も100万円以上を超え、採用活動期間も年単位で伸びていきます。エージェントにより紹介を頂く方法と、WEB求人媒体にやる採用手法が最もポピュラー多いですが、令和以降の近年の急激な社会情勢の変更により、「働き方の変化」と共に「採用の手法にも変革」がおきております。異なる採用の成功事例も多数あり、事務長職のみならず、他の職業の方の採用にも有効なものもあります。

また、採用期間は3か月〜6か月の間が多く、入職してもらいたい時期から逆算をして、採用活動を開始する事も大切です。無料で採用する方法もあるにはありますが、ファーストチョイスには向かないものばかりです。採用コストをかけずに長い目スパン（数年単位）をみて、採用できれば良いケースに限り、自院のホームページでの求人や、ハローワークなどで採用をすれば無料ですが、採用後1年以上の定着する方は数%以下です。

常勤と事務長代行の比較

■常勤と事務長代行の比較

常勤採用と事務長代行を比較した場合、「雇用か雇用でないか」がもっとも大きな違いのひとつです。医院経営において、大きな原価の割合をとなる「人件費」は軽視できない原価のひとつです。採用行為には必ず雇用契約が付きまといます。採用の成功、失敗、よし悪しに関わらず、基本的に常勤雇用後の解雇は非常に難易度が高いのが現実です。採用後に退職申し出がない場合には、生涯に渡って雇用し続ける義務があるといっても過言ではありません。

では、常勤採用を避けて、非常勤のパート・アルバイトや契約更新型の期間雇用の方の採用ばかり行っても、応募を敬遠をされ目標の採用ができません。雇用契約は重く重要な契約行為である事を認識し、人事採用には戦略をたてて実行をする必要があります。

次に、常勤事務長採用後の維持の為の各種コストについてです。社会保険等の各種保険の加入の事務コストと、保険料の負担、有給や勤怠などの労務管理コスト、昇格や賞与などキャリア管理も必要となります。採用して放置したままでスキル向上するには、限界もあり、習得スキル範囲も狭いです。クリニック外でしか得られない育成や研修にも投資が必要となります。事務長代行では、雇用関係はなく業務の委託により、従事します。「代行」の文字通り、経営者である開業医の先生に代わって、あらゆる業務を代行します。メリットとデメリットについてまとめました。

メリット

・既に豊富な経験がある事務長が参画でき、教育の手間とコストがかからない

・クリニックにあった有効な提案をしてもらえる

・専門的な知識、成功ノウハウを提案してもらえる

・委託契約なので、解約申し出をするだけで契約が終わらせる事ができる

デメリット

・常勤ではないのでクリニックにいない

・契約外の時間に依頼ができない

・クリニックの雇用者と比較した際、時給単価に計算すると高額に感じる

・院内にノウハウを蓄積させづらい

■事務長代行サービスの相場

求める経験の事務長が少ない以上に、事務長代行サービスを提供する企業はもっと少ないです。しかしながら、事務長業務を委託したいと考える開業医の先生は多いのも事実です。さて、相場についてですが、相場、サービスの提供方法、対応範囲等、企業によって大きく異なります。特に訪問によるコンサルや代行を求める場合には、月1回の訪問だけで8万円～25万円ほど多いです。求める、業務の内容の難易度が上がるにつれて、価格が上がるのが一般的です。自院がどこまでの範囲を代行やコンサルティングしてほしいのかを、予め検討した上で依頼の相談をオススメ致します。